Совещания являются неотъемлемой частью делового мира. Они предоставляют уникальную возможность для обмена информацией, идей и стратегий, помогают коллективу оставаться на одной волне и эффективно справляться с текущими задачами. Для того чтобы совещание было продуктивным, необходимо соблюдение определенных правил и условий. Каждому совещанию предшествует выбор темы и определение времени проведения, что позволяет участникам подготовиться и настроиться на предстоящее обсуждение.
Однако самым важным моментом является наличие четкой структуры встречи. Без установленного порядка дня и определенной последовательности обсуждения пунктов совещание может превратиться из деловой встречи, нацеленной на решение важных задач, в беспорядочное собрание, где теряется фокус и цель встречи. В этой статье мы обсудим, каким образом правильно организовать совещание, чтобы оно было максимально эффективным и приносило конкретные результаты в решении возложенных на него задач и проблем.
Как готовиться к совещанию?
Распределение задач
Если целью совещания является внедрение нового проекта или увеличение темпов работы со старым, то вам стоит равномерно раскидать задачи по коллегам. Ведь каждый, отвечая за свой кусочек работы, выполнит его лучше, чем вся команда – нераспределенный по людям проект, где ответственность перекладывают друг на друга, а готовность доводят до самого крайнего срока.
Дайте точно поставленную задачу каждому сотруднику, который будет выполнять ее один, или небольшой группе коллег – тогда им не на кого будет показывать пальцем, если они не успеют всё выполнить в срок.
Дробление
Не надо на совещании рассказывать море тем и проектов. Человеку свойственно забывать большую часть информации в течение нескольких минут после ее прослушивания, а поэтому выбирайте для одного совещания одну тему и расписывайте ее как можно подробнее. Иначе, если вспомнить народную мудрость, ни одного зайца вы не поймаете.
Также метод дробления хорошо использовать и на самом коллективе. Не собирайте всю корпорацию: выберите группу людей, которых касается тема вашего совещания, чтобы не отвлекать от работы остальных сотрудников, к которым ваши новые идеи или разбор полетов ну никак не относятся.
Тип совещания
Чтобы точно знать для себя, какие результаты принесет ваше совещание, нужно точно выбрать, с какой целью вы его проводите.
Информационное совещание
На таком совещании вы можете рассказать своим сотрудникам о положении дел на данный момент, о том, как изменяются показатели в динамике. Выявить особо талантливых сотрудников, которых можно еще и в пример остальным поставить: попросить поделиться опытом своей успешной работы, чтобы подтянуть показатели других и, в конечном итоге, поднять суммарные показатели.
Мотивирующее совещание
Если нагрузка зашкаливает, сотрудники постоянно уходят с работы с плохим настроением, а утром возвращаются с еще более ужасным – вам просто необходимы встречи, которые мотивируют их выживать на такой работе. Напоминайте им, как ценится их труд, сколько хорошего они делают, как их все за это любят. Лететь на работу с особой радостью они не станут, но смогут почувствовать себя увереннее и спокойнее. Возможно, даже улыбаться начнут.
Совещание-обучение
В современном динамичном мире постоянно что-то меняется, движется. То, что вчера было новым, сегодня уже сильно отстает от времени. Проводите с сотрудниками совещания, в которых сможете рассказать, чем уже пользоваться не стоит, а чему стоило бы научиться. Новые знания будут не только полезны, но и интересны вашим коллегам, ведь в их однообразных буднях появится что-то новое, чем они тут же смогут разнообразить свой труд.
А самое главное?
Что же объединяет всё вышесказанное? Вы будете говорить. Вас будут слушать – возможно, десятки сотрудников. Вы должны уметь говорить интересно, лаконично, понятно, громко и четко, чтобы точно быть услышанными. Также нужно уметь держать себя при коллегах уверенно и стойко – как лидер и тот, кто приносит идеи, а не уныло говорящий себе под нос одно и то же на каждом совещании человек.
Пройдите тест на способность проводить совещания
Этот забавный тест поможет вам понять, способны ли вы удерживать на себе внимание и доносить информацию до людей, а также сможет поднять настроение.
