Продуктивность позволяет выполнять запланированное и от этого улучшается настроение. Так как нет отложенных дел, значит есть время для чего-то нового и интересного. Но в реальности сложно реализовать эту идеальную картину. Почему так происходит?
Дело в том, что люди часто теряют свое драгоценное время из-за лени, плохого самочувствия, неорганизованности и т.д., что негативно сказывается на рабочей продуктивности. Как справиться с ворами времени и наладить рабочий процесс? Постараемся ответить на эти вопросы в нашей статье! А для начала узнайте, насколько бережно вы относитесь к своему времени, — пройдите тест «Вы цените свое время?».
Коллеги
Для начала нужно определить стратегию своего поведения. Вы ориентированы на дело или на людей? Если у вас преобладает ориентация на людей, то вы в приоритет ставите те дела, которые связаны с общением. Это может быть решение важных вопросов или светская беседа ни о чем.
Люди, которые ориентированы на дело, предпочитают сначала выполнить поставленные задачи. А коллеги со своими вопросами подождут – их дела кажутся такому человеку менее важными. Данная стратегия помогает выполнять нужный объем работы, но при этом такой человек мало общается с коллегами. Из-за этого он может стать «белой вороной» в коллективе.
Как лучше поступить в данной ситуации?
Постарайтесь найти баланс в общении. И четко определите для себя тему беседы: вы планируете обсудить с коллегой рабочие вопросы или хотите просто поговорить ни о чем. Учитесь заканчивать разговор, когда вам это нужно.
Делегирование обязанностей
Многие работники страдают перфекционизмом, поэтому руководствуются поговоркой «Хочешь сделать хорошо — сделай сам!». Такая стратегия требует кардинальных изменений. Иначе рабочий процесс будет сопровождаться стрессом, ошибками в работе, нарушением дедлайнов.
Почему сотрудники берутся за чужую работу? Все просто, они боятся, что другие исполнители допустят ошибку, цена которой будет высока. Поэтому им проще самим выполнить задачу, чем делегировать ее кому-то.
Как можно изменить данную ситуацию?
Займитесь обучением сотрудников. Они должны знать, что такое дедлайн, уметь выполнять типичные для их должности задачи, самостоятельно решать сложные вопросы и т.д. Передавайте работу своим коллегам, но не пускайте все на «самотек», а тщательно контролируйте процесс. Будьте настойчивы, не позволяйте отвлекать себя по пустякам.
Интернет
Социальные сети и интернет – главные воры времени, которые часто отвлекают людей от работы. Возможности интернета безграничны, и в нем легко незаметно потерять кучу времени.
Как сократить времяпрепровождение в интернете?
- Задайте себе вопрос: «Зачем я сейчас полезу в интернет?»
- Сформулируйте четкий ответ: «Мне нужно узнать историю нашей организации».
- Вбейте подходящий поисковый запрос.
- Как только вы нашли нужную информацию, сразу же приступайте к своей работе. Не тратьте время на открывание ненужных вкладок.
Стечение обстоятельств
Бывает, что наши планы рушатся из-за различных обстоятельств. Такие события можно разделить на три группы:
- предсказуемые;
- вероятные;
- форс-мажоры.
Как действовать в таких ситуациях?
- Предсказуемые обстоятельства можно заранее предугадать и подготовиться к ним. Например, вы работаете помощником руководителя и у вас иногда по понедельникам бывают летучки. Но вы не в курсе, будет ли в этот понедельник это мероприятие. Чтобы быть во всеоружии, вы заранее собрали номера телефонов и электронную почту всех отделов для рассылки важной информации.
- Вероятные обстоятельства уже сложнее заранее предугадать, но приложить усилия можно. Например, перевести свои часы на пять минут вперед, чтобы везде все успевать. Или выходить из дома раньше, чтобы не опоздать. Подумать, как можно полезно провести время, если вы попадете в пробку.
- Форс-мажор почти невозможно предугадать. Поэтому, если он случился, лучше всего сохранять спокойствие – это поможет действовать разумно. Если у вас произошел форс-мажор, то вы можете перенести запланированные встречи или пожертвовать личным временем.
